Lidiar con reservas canceladas o clientes que no se presentan es parte del día a día de cualquier negocio que gestiona mesas o espacios. Con Riservi, puedes controlar estas situaciones fácilmente para liberar mesas a tiempo, evitar confusiones y tener visibilidad sobre el comportamiento de tus clientes.

En este artículo aprenderás:

  • Qué hacer cuando un cliente cancela su reserva.

  • Cómo marcar una reserva como No Show.

  • Qué impacto tienen estos estados en la gestión diaria.

🗓️ 1. Cancelación de una reserva

¿Quién puede cancelar una reserva?

Tanto el cliente como el negocio pueden cancelar una reserva. A continuación, te mostramos cómo se realiza en cada caso:

✅ Cancelación realizada por el negocio

Si el cliente se comunica directamente contigo o si decides cancelar una reserva manualmente por cualquier razón (como confirmar una asistencia que luego fue cancelada), puedes actualizar el estado desde tu panel.

¿Cómo hacerlo?:

  1. Ubica la reserva en el panel.

  2. Haz clic en el botón del estado actual (junto al nombre del cliente).

  3. Selecciona “Cancelado” del listado de estados disponibles.

🔓 Automáticamente:

  • Se liberará la mesa asignada.

  • La reserva aparecerá marcada como cancelada.

  • Podrás reutilizar ese espacio para nuevos clientes o reservas de último momento.

✅ Cancelación por parte del cliente

Tus clientes pueden cancelar una reserva fácilmente desde los canales de comunicación que reciben automáticamente al hacer una reserva con tu negocio.

La cancelación puede realizarse desde:

  • El correo de confirmación de la reserva, donde encontrarán un botón para editar o cancelar.

  • El recordatorio de reserva, que puede llegar por correo electrónico o por WhatsApp (si tu negocio tiene activado esa notificación).

🔄 En cualquiera de estos casos, si el cliente decide cancelar, la reserva cambiará automáticamente al estado “Cancelado” en tu panel y se liberará la mesa asignada.

🔍 Si deseas verificar que fue el cliente quien realizó la cancelación, puedes hacerlo desde el detalle de la reserva. En la sección de actividad verás el registro correspondiente con el identificador Cliente (Página web), lo cual confirma que la acción fue realizada directamente por él.

🚫 2. ¿Qué hacer cuando un cliente no se presenta? (No Show)

Cuando un cliente no llega a su reserva y no realiza ninguna cancelación previa, puedes marcarla manualmente como “No Show”. Esto te permitirá liberar el espacio asignado y mantener el flujo de atención optimizado.

¿Por qué es importante marcar un No Show?

  • Libera la mesa o espacio para nuevos clientes.

  • Te permite llevar un historial de comportamiento del cliente.

  • Ayuda a identificar patrones de inasistencia y tomar medidas (como confirmar antes o aplicar restricciones).

🔔 ¿Cómo saber cuándo marcar una reserva como No Show?

Riservi te ayuda a identificar estas situaciones automáticamente. Si tienes activada la función de "Alerta por tiempo de espera excedido" en la configuración avanzada de reservas, el sistema te mostrará un punto naranja junto a las reservas que ya superaron el tiempo de espera sin haber sido gestionadas. Esto indica que esa reserva está pendiente de acción y podrías marcarla como No Show.

Pasos para marcar un No Show:

  1. Ubica la reserva en tu panel.

  2. Haz clic en el botón del estado.

  3. Selecciona la opción “No Show”.

📲 ¿Qué ocurre al marcar una reserva como No Show?

  • La mesa o espacio asignado se libera automáticamente.

  • El cliente recibirá una notificación informándole que su reserva fue cancelada por inasistencia.

  • Si lo deseas, puedes configurar un tag automático de “No Show” para identificar a este tipo de clientes en el futuro.

🔧 Este tag es totalmente opcional y debe configurarse desde el panel de administración en la sección Admin > Tags > Automatización, donde puedes definir cuántas inasistencias se necesitan para aplicar el tag.
👉 Si quieres más detalles sobre cómo configurar esta automatización, consulta el artículo: Automatización de Tags

Esto te permite tomar decisiones más informadas, como confirmar la reserva con anticipación o requerir algún tipo de validación.