Crear un producto en Riservi permite a los restaurantes enriquecer su link de reservas con eventos, promociones y otras actividades especiales.
A continuación, te ofrecemos una guía detallada para configurar con éxito tu producto.
Preparativos previos:
Antes de empezar, asegúrate de tener a mano toda la información necesaria para tu producto, incluyendo:
- Una imagen asociada a tu evento
- Descripción detallada
- Modalidad de cobro (si aplica)
- Fechas y horarios permitidos de reserva
- Tamaño del grupo y zonas específicas para la actividad
- Anticipación requerida para realizar una reserva
Acceso al sistema: Ingresa al Admin de Riservi desde la web, ubica la sección Marketing -> Productos. Una vez aquí, haz clic en "Crea un nuevo producto".
Instrucciones para crear un producto:
Para crear un producto debes seguir un paso a paso, la mayoría serán obligatorios para configurar tu producto.
1. Apariencia:
Esta sección dicta cómo se presentará tu producto al cliente final. Debes completar la siguiente información:
- Imagen: Esta será mostrada en la sección "Próximos eventos" de tu link de reservas, en los detalles del producto y en correos de confirmación. Asegúrate de seguir las especificaciones de formato indicadas para que no tengas problemas al cargar tu imagen.
- Título: Define el nombre de tu producto o evento. Opta por un título atractivo y conciso. Para detalles adicionales, usarás la descripción. Con este título podrás identificar tus reservas en el host y en los reportes.
- Descripción: Profundiza en las características y detalles de tu producto. Puedes incluir condiciones, fechas, horarios, cupos y otros aspectos relevantes. Este espacio es versátil y permite enlazar contenido, añadir emoticones, resaltar texto, entre otros.
- Campos Personalizados: Si tienes creados campos personalizados puedes elegir que aparezcan en tu producto, marcando directamente los que apliquen. En caso de necesitar un campo personalizado solo para ese producto, puedes crearlo directamente en el botón '+ Nuevo Campo' y aplicará exclusivamente para ese producto.
Opción para ocultar un producto en el widget (NO RECOMENDADA)
En nuestro sistema, tienes la opción de ocultar un producto en el widget de reservas activando la opción "Ocultar este evento del widget de reservas". Sin embargo, esta configuración no es recomendada. Cuando ocultas un producto, este no será visible para tus clientes al momento de hacer la reserva, lo que significa que no podrán identificar de manera clara que están reservando para ese producto en particular.
Aun así, el sistema asignará automáticamente ese producto a las reservas que coincidan con las condiciones que hayas configurado, como la fecha, horario o tamaño de grupo.
Ejemplo:
Supongamos que quieres ofrecer un descuento especial para horarios de baja demanda. Puedes crear un producto que aplique únicamente en esos horarios específicos. Si decides ocultar este producto, los clientes no sabrán que están reservando durante un horario con descuento, pero el sistema se encargará de asignar automáticamente esa promoción a todas las reservas que caigan dentro de ese rango de tiempo. Así, podrás ver fácilmente qué reservas tienen descuento sin que los clientes lo noten de manera directa.
⚠️ Importante: Los productos visibles en el widget tendrán prioridad sobre aquellos que están ocultos. Por lo tanto, si tienes varios productos aplicables en una reserva, el sistema elegirá primero los productos visibles.
2. Precio:
Con Riservi, puedes determinar si tu producto tendrá un costo asociado. Por defecto, encontrarás la opción "Sin Cobro Anticipado".
Productos sin cobro anticipado:
La opción de "Sin Cobro Anticipado" te permite crear eventos, promociones, actividades o cualquier otro tipo de producto que desees ofrecer a tus clientes, sin necesidad de cobrarles al momento de hacer la reserva.
Con esta función, puedes optar por mostrar el precio del producto aunque el pago no se realice directamente en el proceso de reserva. Por ejemplo, si estás organizando una cena temática, una noche de trivia, o una cata de vinos, podrás indicar el valor del evento en el widget de reservas. Así, tus clientes conocerán el precio con anticipación y podrán pagar directamente en tu establecimiento al momento del evento.
Esta funcionalidad es perfecta para quienes aún no tienen una cuenta en Mercado Pago o prefieren no integrarla en Riservi. De esta manera, puedes asegurarte de que la información sobre el precio esté visible para todos tus clientes, facilitando la experiencia de reserva sin añadir pasos adicionales para ti o para ellos.
Por ejemplo, si ofreces una clase de cocina o un taller de coctelería, puedes indicar que el valor de la clase será de $50 por persona. Tus clientes verán este precio al hacer la reserva, pero realizarán el pago directamente en tu local el día de la actividad.
Productos con cobro anticipado:
Para poder habilitar las opciones de cobro, es fundamental que vincules tu cuenta de Mercado Pago Business. Si aún no tienes una cuenta, te sugerimos revisar los siguientes artículos para más información:
- Crea tu cuenta de Mercado Pago Business
- Cobra tus reservas a través de nuestra integración con Mercado Pago
Una vez que actives tu cuenta de Mercado Pago en Riservi, podrás elegir entre tres modalidades de cobro:
1. Monto Completo: Esta opción permite que el cliente pague el valor total al momento de hacer la reserva. Es ideal para productos que requieren un cover, como eventos con un menú fijo o aquellos donde deseas cobrar todo el consumo por adelantado. Por ejemplo, si ofreces una cena especial para una fecha importante, el cliente podrá pagar el menú completo al hacer su reserva, asegurando su asistencia.
2. Depósito: Con esta modalidad, puedes cobrar una parte del total por cada persona al hacer la reserva, pero no todo el valor. Es perfecto para garantizar que quienes reservan confirmen su asistencia sin necesidad de pagar el total por adelantado. Por ejemplo, si tienes un evento grande o un grupo de más de 10 personas, podrías solicitar un depósito de $50 por persona como garantía, aplicable solo a grupos de ese tamaño.
3. Depósito por No Asistencia: Esta opción te permite reducir la posibilidad de "No Shows" (clientes que no llegan). No se cobra inmediatamente cuando se hace la reserva, sino que se captura la información de la tarjeta y solo se realiza el cobro si el cliente no se presenta. Por ejemplo, si un cliente reserva para un brunch dominical y no se presenta, puedes cobrar una penalidad de acuerdo con tu política. Esta modalidad es muy útil para restaurantes con alta demanda, ya que garantiza que las reservas se respeten.
💡 Consejo: Podrás personalizar las condiciones de cobro, y este mensaje aparecerá tanto en el widget de reservas como en el correo de confirmación que recibe el cliente.
⚠️ Importante: No olvides configurar la "Ventana de reembolso" en Mercado Pago, la cual establece el tiempo límite que tienen los clientes para cancelar sus reservas y recibir un reembolso. Esta configuración es obligatoria para activar el cobro.
3. Confirmación:
Este es un módulo opcional que te permitirá:
Crear productos con Confirmación Manual de Reservas
Cuando activas la opción de Confirmación Manual, las reservas se manejarán como solicitudes, en lugar de confirmarse automáticamente. Esto es ideal si tu evento o actividad tiene condiciones especiales, como un cobro anticipado que no puedes gestionar a través de Mercado Pago. En este caso, tu equipo será quien valide y acepte las solicitudes de reserva manualmente.
Al activar esta función, es obligatorio que definas un límite de reservas o comensales en la sección de 'Área e invitados'. Esto garantiza que tu producto no reciba solicitudes indefinidamente, manteniendo el control sobre la capacidad.
⚠️ Importante: la opción de 'Activar confirmación manual de reserva' NO se podrá utilizar si se configura una opción de cobro en la sección de Precio.
En el campo 'Correo de confirmación', puedes agregar detalles adicionales sobre el producto. Te recomendamos incluir información que complemente la descripción inicial, especialmente las condiciones que deben cumplirse para que la reserva sea aceptada.
Utilizar del espacio de 'Correo de confirmación' al crear un producto
Si decides no activar la opción de 'Confirmación manual de reserva', aún puedes aprovechar el campo de 'Correo de confirmación'. Aunque es opcional, este espacio te permite incluir información adicional o importante que será enviada automáticamente en el correo de confirmación del producto. Es una excelente oportunidad para asegurarte de que tus clientes tengan toda la información que necesitan de manera anticipada.
Algunas ideas que podrías incluir son:
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Condiciones y restricciones: Detalla cualquier política importante relacionada con el producto o evento, como fechas de validez, requerimientos específicos o términos especiales que los clientes deben conocer.
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Indicaciones sobre la ubicación: Puedes incluir recomendaciones sobre cómo llegar fácilmente, opciones de estacionamiento cercanas o cualquier otra información logística que facilite la experiencia del cliente.
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Enlaces útiles: Adjunta menús, folletos o cualquier otro material relevante que ayude a los clientes a conocer más sobre tu oferta antes de su visita.
Recuerda que este espacio puede ser una herramienta clave para reducir consultas innecesarias y garantizar que tus clientes estén bien informados desde el primer momento.
4. Hora y día:
Esta sección es crucial, pues determina la disponibilidad y frecuencia de tu producto. A continuación, te guiamos paso a paso:
Hora: define las horas en las que estará disponible tu producto. Selecciona la hora de inicio (Primera reserva) y finalización (Última reserva).Recuerda que el rango de horas debe coincidir con tu horario de reservas general. Si no es así, el sistema mostrará solo las horas compatibles o indicará no disponibilidad.
Si el producto está disponible en un horario específico, indica la misma hora en ambos campos.
Fecha: señala el día de inicio de tu producto, es decir, la primera fecha disponible para reservas. Si tu actividad o evento es de una única fecha, debes colocar la fecha del evento.
Repetir: establece la frecuencia con la que el producto estará disponible para reservas:
- Nunca: se muestra solo en la fecha seleccionada y no se repite. Ideal para eventos únicos.
- Diario: disponible todos los días desde la fecha de inicio hasta la de finalización. Adecuado para promociones continuas o menús especiales.
- Semanal: define qué días específicos de la semana estará disponible tu producto. Si se seleccionan todos, considera usar la opción "Diario". Perfecto para ofertas semanales o eventos de fin de semana.
- Mensual: con la repetición mensual puedes elegir entre dos formatos de configuración: Por fechas o por días de la semana del mes.
Por fechas: Selecciona días específicos del mes. Ejemplo: los días 10, 15 y 20 del mes.
Por semanas: Decide qué semana y qué días de esa semana estará disponible tu producto. Ejemplo: jueves y viernes de la semana 1 del mes.
Termina: Determina cuándo finalizará la disponibilidad del producto:
- Nunca: es para productos que quieres dejar de forma permanente en el sistema. Ejemplo: Reservas para área VIP, depósito No Show para los fines de semana, etc.
- En la fecha: El producto no estará disponible desde esa fecha. Ejemplo: Semana de la hamburguesa del 16-08-23 al 19-08-23, finaliza el 19-08-23.
- Después de x veces: El producto estará disponible por un número específico de días o intervalos, dependiendo de la configuración de repetición. Ejemplo: Un producto de repetición diaria con terminación después de 10 veces, solo estará disponible por 10 días consecutivos, pero si el producto está configurado de forma semanal los domingos, estará disponible por 10 domingos a partir de la fecha de inicio.
Funciones Adicionales:
Autoasignar a Horario: Esta función te permite asociar el producto a los horarios de reserva en el widget. De esta manera, los clientes podrán ver el evento o la promoción disponible cuando seleccionen un horario específico en el widget.
💡 Sugerencia: Esta opción te da la oportunidad de darle más visibilidad a tu producto, ya que el cliente lo verá tanto en la sección de "Próximos Eventos" del widget como al elegir un horario para reservar.
⚠️ Importante: Esta opción solo estará disponible en la configuración del producto si, en la sección de 'Diseño' del módulo de 'Widget', tienes seleccionada la opción 1 o 2 en "Productos".
Mostrar producto disponible en el botón de horario: Cuando autoasignas un producto a un horario, puedes activar una casilla que mostrará el nombre del producto o evento sobre el botón de horario en el widget. Esto permite que el cliente identifique fácilmente los horarios que tienen productos asociados.
⚠️ Consejo: Si tienes más de un producto creado para la misma fecha y horario, el sistema tomará el nombre del primer evento creado. Para evitar confusiones en esos casos, te recomendamos usar un nombre genérico como "Evento", "Actividad" o "Conoce nuestras opciones".
Ocultar Reservas Estándar: Al activar esta opción, las reservas para ese horario estarán restringidas exclusivamente al producto que has asignado. Es decir, los clientes solo podrán reservar ese producto específico para ese horario. Si tienes varios productos autoasignados con esta función, los clientes verán todas las opciones disponibles y deberán seleccionar una para realizar su reserva.
⚠️ Ten en cuenta: Si activas la opción de ocultar reservas estándar y tienes más de un producto autoasignado, el sistema mostrará todas las opciones de productos disponibles en ese horario, pero los clientes no podrán hacer una reserva estándar. Deberán escoger uno de los productos para completar la reserva.
5. Área e invitados:
Esta sección te permite personalizar la experiencia de reserva según el número de comensales que quieres permitir por reserva, las áreas asignadas a reservaciones del producto y si requieres limitar las reservas de tu producto.
🪑 Áreas:
Puedes optar entre:
- Todas las áreas: Adecuado para restaurantes/negocios con un ambiente uniforme o que no desean segmentar el producto por áreas. Si tu plano no se encuentra dividido en zonas o áreas, deja seleccionado la opción de 'todas las áreas'.
- Áreas específicas: En este caso, asigna ciertas áreas al producto según tu necesidad. Por ejemplo, un paquete de cena romántica podría estar destinado exclusivamente a un área VIP o Privado.
Adicionalmente tendrás las siguientes funciones para habilitar o deshabilitar según la necesidad de tu producto:
- Botón Mostrar selección de área: si tu tienes varias áreas y en el producto permite seleccionar más de un área, podrás activar este botón para que el cliente pueda escoger el área de preferencia en su reserva. Este botón estará disponible en cualquiera de las opciones de asignación de área.
- Botón Ocultar áreas seleccionadas en la reserva estándar: Ideal si deseas que ciertas áreas solo estén disponibles mediante el producto.
Ejemplo: Salón privado, las reservas para este salón solo se pueden hacer por medio de un producto con depósito, se bloquea la reserva estándar para el privado.
⚠️ Ten en cuenta: Si activas la opción de 'Ocultar áreas seleccionadas en la reserva estándar' no debes tener activa la opción de 'Ocultar reserva estándar' en la sección de Hora y Día, de lo contrario, el producto no funcionará.
⚠️ Importante: Si has activado la opción de 'Confirmación manual de reservas', se desactivará automáticamente la asignación de mesas. En este caso, es necesario que establezcas una capacidad máxima de asistentes o reservas para poder crear el producto.
📎 También es posible configurar productos sin asignación de mesa y sin utilizar la confirmación manual de reservas. Para esto, solo debes desactivar la opción de 'Asignación de mesas'. Sin embargo, esta configuración es recomendable únicamente para eventos o actividades donde no se necesite un plano de mesas. En caso, también es obligatorio establecer una capacidad límite para controlar las reservas.
Por ejemplo, si organizas una actividad exclusiva para parejas, donde modificar el plano de mesas solo para esa fecha específica no es viable, podrías optar por desactivar la asignación de mesas.
🛑 Capacidad Límite
Puedes establecer un límite máximo para tu producto, ya sea en términos de número de comensales o cantidad de reservas. Esta opción es ideal cuando la capacidad de mesa no es el único factor a considerar.
Por ejemplo: Si organizas un taller de pizzas con un cupo máximo de 50 personas, puedes configurar un límite de comensales de 50 para asegurarte de no sobrepasar esa cantidad.
Nota: Si estableces tanto un límite de comensales como de reservas, se aplicará el que se alcance primero. En el caso de productos recurrentes que se ofrezcan en varias fechas, este límite se aplicará de forma individual a cada fecha.
Ignorar límites de reserva
Al activar esta opción, los límites de reserva establecidos para tu configuración general no se aplicarán a este producto en particular.
Ejemplo: Si tienes un límite de reservas estándar de 10 personas por turno en tu restaurante, pero para un evento especial, como una cena privada, quieres aceptar más personas, puedes activar esta opción para que el evento no esté sujeto a ese límite.
👥 Tamaño del Grupo
Esta opción te permite definir cuántos comensales deseas aceptar por cada reserva, según el tamaño del grupo. Ten en cuenta algunos factores clave:
- El tipo de producto que ofreces.
- Las áreas disponibles en tu local.
- La configuración de sillas y mesas.
- Restricciones de tamaño de grupo en tus reservas estándar.
Por ejemplo:
- Para una cena romántica, podrías establecer un mínimo y máximo de 2 personas, para aceptar solo parejas.
- Si organizas eventos grupales, como cumpleaños o paquetes, podrías configurar un mínimo de 8 y un máximo de 16 personas por reserva, adaptando la experiencia a grupos más grandes.
6. Anticipación y sucursales:
Esta sección te permite gestionar los parámetros relacionados con la anticipación y la duración de las reservas de tu producto.
- Tiempo Mínimo de Anticipación: Establece el intervalo más corto que un cliente tiene para reservar tu producto antes del evento. Por ejemplo, si configuras 6 horas, los clientes podrán reservar hasta 6 horas antes del inicio del evento.
- Tiempo Máximo de Anticipación: Define cuánto tiempo antes de un evento se pueden realizar las reservas. Ejemplo: si estableces 2 semanas, las reservas pueden realizarse hasta dos semanas antes del evento.
⚠️ Importante: si el tiempo máximo de anticipación para tu producto es mayor que el configurado en las reservas estándar, tu producto no será visible hasta que ambos tiempos se sincronicen.
- Rotación de Mesas: Aquí determinarás la duración de tu evento/actividad/reserva, lo que significa cuánto tiempo estarán ocupadas las mesas asociadas a las reservas de tu producto.
📔 Ejemplo: un "Brunch all you can eat" puede tener una duración de 3 horas. Además, puedes activar la opción de "Mostrar aviso de tiempo máximo de servicio por mesa". El tiempo establecido será el configurado en la rotación de mesas y se mostrará tanto en el link de reservas como en el correo electrónico de confirmación.
✅ Una vez completada esta sección, haz clic en el botón "Finalizar" o "Guardar", y tu producto estará inmediatamente activo en el widget de reservas.
🔗 Podrás también compartir un enlace directo al producto para que puedas promocionar fácilmente tu evento, actividad, promoción y reserven fácilmente tu producto.